El proyecto: una inversión vista desde una organización
Una misma inversión, por ejemplo un colegio, tiene varias organizaciones que trabajan en ella: la entidad que contrata, el contratista principal y cada especialista. En Kronesta, cada una lleva su propio proyecto, con su perfil, sus libros y sus documentos. Es la inversión vista desde su lado. No es una copia de más: así lo pide la norma.
Por qué no un solo proyecto para todos
La NTP-ISO 19650-2 reparte la información por responsabilidad: cada parte produce la suya y la entrega a la otra por el CDE. Nadie escribe sobre los archivos del otro. Por eso:
| Organización | Perfil en Kronesta | Lo que produce | Lo que recibe de otra | | La entidad o el dueño | Parte que designa | Requisitos (EIR), información de referencia, invitación a licitar, evaluación y designación | La oferta y el BEP de cada postor; después, el MIDP y los entregables para aceptarlos | | El contratista principal | Parte designada principal | BEP, matriz de responsabilidades, MIDP y los requisitos de cada equipo | El EIR de la entidad; el TIDP y la aceptación de cada equipo | | Cada especialista (arquitectura, estructuras, instalaciones) | Equipo de tarea | Su TIDP y la aceptación de su designación | El BEP aprobado y los requisitos que le asigna el principal |
El perfil decide casi todo en Kronesta: qué etapas te tocan (las de otra organización salen atenuadas), qué documentos genera, qué te pide Chaski y qué revisa. Un proyecto tiene un solo perfil, así que una organización = un proyecto.
Cómo viaja la información entre proyectos. Lo que una organización genera en su Kronesta lo comparte por el CDE (en Forma, con un transmittal; en otra plataforma, como se acuerde). Quien lo recibe lo guarda en 0_RECIBIDOS de su propio proyecto y Kronesta lo reconoce por su nombre o su contenido (una aceptación, un TIDP, un documento de otra organización). Tú confirmas con Registrar: Kronesta lo anota, lo guarda como evidencia en 0_RECIBIDOS/Procesados y Chaski te dice qué sigue. Así, la bandeja Recibidos es el punto de encuentro entre los proyectos de cada organización.
En la práctica
· Si trabajas para una sola organización de la inversión, tienes un solo proyecto: el suyo. Las demás llevan el suyo en su propio Kronesta (o lo hacen fuera de Kronesta). Por ejemplo, si tu cliente es la parte designada principal, basta su proyecto: los equipos de tarea reciben por el CDE lo que les envías desde la Hoja de envío y te devuelven su TIDP y su aceptación firmada, sin necesidad de Kronesta (parte 3).
· La licencia es por computadora, no por proyecto ni por empresa. Los equipos de tarea y la parte que designa no necesitan licencia para trabajar contigo. Si alguno quiere llevar su lado con Kronesta, crea su propio proyecto en su propio Kronesta.
· Si como consultora asesoras a dos organizaciones de la misma inversión (por ejemplo, a la entidad y, en otra fase, a un especialista), cada una es un proyecto aparte, con el mismo código de proyecto en la nomenclatura. Mantenerlos separados protege que cada parte decida sobre lo suyo.
· Para aprender o hacer una demostración del ciclo completo, puedes crear en tu PC un proyecto por cada organización y pasar los archivos de uno a otro por sus carpetas 0_RECIBIDOS, como si fueran empresas distintas. Así ves cada lado y cómo se entregan entre sí. Esos proyectos son de estudio: en la realidad, cada uno estaría en el Kronesta de una organización distinta. Los casos de ejemplo (parte 6) ya traen ese ciclo armado.
¿Y el consultor que usa Kronesta?
El consultor no es una organización más en el flujo de la información: no produce información a su nombre. Trabaja dentro del proyecto de su cliente y en su nombre. Por eso los documentos que genera Kronesta llevan el código de Autor del cliente, no el del consultor; la marca del consultor aparece aparte, como elijas en «Mi marca» (parte 1).
En la norma, el consultor ejerce, total o parcialmente, la función de gestión de la información de su cliente: la NTP-ISO 19650-2 pide que la parte que designa nombre a quien la ejerza en su nombre (5.1.1), y cada parte designada gestiona la información de su equipo. En la práctica, es el BIM manager o gestor de la información de esa organización (la norma no usa el término «BIM manager», pero es esa función). Un consultor puede serlo de varias organizaciones, cada una en su propio proyecto.
Kronesta lo registra en el perfil, en Rol del consultor, y lo deduce de la ficha del caso:
| Rol del consultor | Cuándo | Qué hace con Kronesta |
|---|---|---|
| Consultor de la parte que designa | El cliente es la entidad o el dueño | Sus requisitos (OIR, AIR, PIR, EIR), la información de referencia, el CDE, la licitación, la evaluación y la designación. |
| Consultor de la parte designada | El cliente es el contratista principal o un especialista | La respuesta a la licitación, el BEP, la matriz, el MIDP y los TIDP; o, para un especialista, su TIDP y su aceptación. |
| Implementador tecnológico | Solo se contrata el montaje del CDE | Configura el CDE con los libros; la consultoría de requisitos o BEP la hace otro. |
Cuando el consultor sí es una parte. Si la entidad lo contrata para administrar el CDE en su nombre, el consultor figura en 2_Partes como «Gestor de la información (tercero)» y tiene sus propios permisos en el CDE. Entonces no puede ser además un equipo de tarea del mismo proyecto: quien gestiona la información no debe ser quien la produce. El ejemplo PIK lo muestra (parte 6). Kronesta permite este papel solo si tu consultora tiene habilitado ese servicio.
Asesorar a dos partes de la misma inversión. Si al mismo tiempo asesoras a quien contrata y a quien es contratado, cada uno decide y aprueba sobre lo que produce el otro. La norma no lo prohíbe, pero revisa tu contrato y los requisitos de la entidad: muchas lo restringen por conflicto de intereses. Kronesta los lleva en proyectos separados, cada uno con su perfil.
Qué hace y qué no hace quien usa Kronesta
Quien usa Kronesta prepara, genera, configura y registra. Las decisiones (aprobar, aceptar, firmar, designar) son de las personas de cada organización, con su nombre y su responsabilidad. Kronesta deja constancia de quién decidió y cuándo, pero nunca decide por nadie.
| Lo hace quien usa Kronesta | Lo hace cada organización (Kronesta no lo hace por ella) | | Llenar los libros con la información que le da su cliente y validarlos (A y D). | Definir sus requisitos, sus plazos y sus criterios: Kronesta propone valores, el cliente los confirma. | | Generar los documentos de su cliente (EIR, BEP, MIDP, TIDP, Formatos MEF…) con su código de Autor. | Revisar y aprobar el contenido de esos documentos antes de compartirlos. | | Configurar el CDE en Forma (B), si su cliente lo administra y el plan lo incluye. | Aceptar las invitaciones al CDE y trabajar en él con su propia cuenta. | | Preparar lo que se envía (hoja de envío, transmittal, mensaje) y anotar que se envió. | Enviarlo desde el CDE o el medio acordado, con su cuenta. | | Registrar lo que llega de otra organización (Recibidos) y seguir las revisiones. | Revisar, autorizar y aceptar en el CDE: los pasos del flujo los hacen las personas con esa función en 3_Miembros. | | Registrar en Kronesta una aprobación hecha en otro CDE, por correo o en reunión, con su respaldo (acta, correo o documento firmado). | Aprobar: el registro de Kronesta solo deja constancia de una decisión que ya tomó quien tiene esa función. | | Dejar los Formatos MEF listos para firmar, comprobar las firmas digitales y, si un PDF está firmado a mano, declararlo después de verlo (Kronesta no puede leer una firma a mano; la declaración queda con su nombre). | Firmar, con firma digital o a mano, la persona que tiene esa responsabilidad. | | Preparar la evaluación de las ofertas y la designación. | Elegir al postor y firmar el contrato: «Ya firmamos» se marca cuando el contrato existe. |
Una regla para recordarlo: si algo tiene efecto contractual (aprobar, aceptar, firmar, designar), lo decide una persona de la organización que corresponde. Kronesta lo prepara y lo registra, y el registro dice quién lo hizo.